# E-Rechnung für Bauunternehmen: Pflichten, Fristen, Formate

> E-Rechnung im Bauunternehmen: Empfang seit 2025 Pflicht, Versand ab 2027 bzw. 2028. Was für XRechnung, ZUGFeRD und §13b gilt und wie Sie sich vorbereiten.

Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im Geschäft zwischen Unternehmen in Deutschland schrittweise Pflicht, und das betrifft Bauunternehmen beim Empfang wie beim Versand. Hier finden Sie die wichtigsten Fristen und Formate im Überblick und erfahren, wie Streckenheld Ihre Eingangsrechnungen prüft, egal in welcher Form sie ankommen.

*Hinweis: Diese Seite ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind § 14 UStG und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums in ihrer aktuellen Fassung. Bitte stimmen Sie die Umsetzung mit Ihrer Steuerberatung ab.*

## Der Zeitplan der E-Rechnungspflicht

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind (B2B). Für Rechnungen an Privatkunden gilt sie nicht.

| Ab | Empfang | Versand |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist | Papierrechnungen weiter zulässig, PDF und andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 1. Januar 2027 | unverändert | E-Rechnung Pflicht, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag; kleinere Unternehmen dürfen noch bis Ende 2027 andere Formate nutzen |
| 1. Januar 2028 | unverändert | E-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen |

Für den Empfang genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Die Rechnung muss aber gelesen, geprüft und im Originalformat GoBD-konform aufbewahrt werden. Ausgenommen von der Pflicht sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Mehr zu den Stichtagen lesen Sie im Wissensartikel [E-Rechnung 2027](https://www.streckenheld.com/wissen/e-rechnung-2027.md).

## Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronisch verarbeitet werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis sind das vor allem:

- **XRechnung**: ein reiner XML-Datensatz, den viele Bauunternehmen schon von Aufträgen der öffentlichen Hand kennen.
- **ZUGFeRD ab Version 2.0.1**: ein Hybrid aus lesbarem PDF und eingebettetem XML. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus. Factur-X ist das französische Pendant mit demselben Aufbau.
- **Andere Formate**, etwa per EDI, wenn die Daten EN-16931-konform ausgelesen werden können oder für eine Übergangszeit auf Basis einer Vereinbarung zwischen den Parteien.

Wichtig: **Ein PDF ist keine E-Rechnung mehr**, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Es zählt als sonstige Rechnung und ist nur in den Übergangszeiträumen zulässig. Bei Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD ist der XML-Teil maßgeblich.

## Was das für Bauunternehmen konkret bedeutet

Im Bau kommen einige Besonderheiten hinzu, die Sie mit Ihrer Steuerberatung durchgehen sollten:

- **Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen**: Nach derzeitigem Stand fallen alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen unter die Pflicht, also auch Abschlagsrechnungen.
- **Bauleistungen nach § 13b UStG**: Auch Rechnungen, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, sind erfasst. Der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bleibt Pflicht.
- **Nachunternehmer**: Die Rechnungen Ihrer Subunternehmer erreichen Sie künftig ebenfalls als E-Rechnung.
- **Privatkunden**: Für Rechnungen an Privatpersonen besteht keine E-Rechnungspflicht.
- **Anlagen wie Aufmaß oder Stundenzettel**: Prüfen Sie, wie Ihr ERP diese zusammen mit der E-Rechnung übermittelt.

## So bereiten Sie sich vor

1. **Empfangskanal festlegen**: ein zentrales Postfach für alle Eingangsrechnungen, statt Rechnungen an Bauleiter oder Einzelpersonen.
2. **Umsatz prüfen**: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, müssen Sie ab 2027 E-Rechnungen ausstellen.
3. **ERP-Anbieter fragen**: Kann Ihre Fakturierung XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil ausgeben?
4. **Lieferanten informieren**, an welche Adresse und in welchem Format Rechnungen kommen sollen.
5. **Prüfung und Freigabe digitalisieren**, damit E-Rechnungen nicht ausgedruckt und abgetippt werden.
6. **Archivierung klären**, sodass die strukturierte Rechnung im Originalformat aufbewahrt wird.

## Wie Streckenheld bei Eingangsrechnungen hilft

Die E-Rechnung ändert das Format, nicht die Arbeit: Jede Rechnung muss weiterhin gegen Bestellung und Lieferschein geprüft werden. Genau hier setzt die [Rechnungsprüfung](https://www.streckenheld.com/rechnungspruefung.md) von Streckenheld an.

- **Jede Eingangsrechnung gelesen**: als PDF, Scan, Foto oder E-Mail-Anhang. ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen werden wie jedes PDF gelesen. Die strukturierte Verarbeitung reiner XRechnung-Dateien bieten wir auf Anfrage an.
- **Abgleich mit Bestellung und Lieferschein**: Die KI ordnet die Rechnung der richtigen Bestellung und dem [Lieferschein](https://www.streckenheld.com/lieferscheine.md) zu und markiert Abweichungen im [4-Wege-Abgleich](https://www.streckenheld.com/wissen/4-wege-abgleich.md).
- **Vertragspreise und Skonto**: Preise und Zahlungsbedingungen werden gegen Ihre Rahmenverträge geprüft, Skonto-Fristen erkannt.
- **Freigabe und Zahlung**: Freigegebene Rechnungen exportieren Sie als SEPA-XML, und Rechnungen bleiben mit Ihrem ERP synchron, etwa BRZ, Nevaris, RIB oder PDS.

So landen Rechnungen jeder Form in einem [Beleg-Posteingang](https://www.streckenheld.com/ratgeber/beleg-posteingang.md), unabhängig davon, ob Ihr Lieferant schon E-Rechnungen schickt oder noch PDFs. Wie der Abgleich im Detail funktioniert, zeigt der Ratgeber [KI-Belegabgleich](https://www.streckenheld.com/ratgeber/ki-belegabgleich.md).

## Für wen diese Seite gedacht ist

Für Geschäftsführung, Buchhaltung und Einkauf in Bauunternehmen, die die E-Rechnungspflicht organisatorisch umsetzen und dabei die Rechnungsprüfung gleich mit digitalisieren wollen.

## Häufige Fragen

### Ab wann müssen Bauunternehmen E-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2027, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.

### Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein reines PDF gilt als sonstige Rechnung und ist nur noch in den Übergangszeiträumen zulässig.

### Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen nach § 13b UStG?

Ja, nach unserem Verständnis sind auch Rechnungen über Bauleistungen, bei denen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet, erfasst, wenn beide Unternehmen im Inland ansässig sind. Klären Sie Einzelfälle bitte mit Ihrer Steuerberatung.

### Kann Streckenheld XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten?

ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen sind Hybrid-PDFs und werden von der KI wie jedes PDF gelesen und geprüft. Die strukturierte Verarbeitung reiner XRechnung-Dateien bieten wir auf Anfrage an.

### Ersetzt diese Seite eine Steuerberatung?

Nein. Wir fassen den Stand der Regeln nach bestem Wissen zusammen, Details und Ausnahmen ändern sich aber. Für Ihren konkreten Fall sprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.

## Weiterlesen

- [E-Rechnung 2027: Was Bauunternehmen jetzt wissen müssen](https://www.streckenheld.com/wissen/e-rechnung-2027.md): E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, 800.000-€-Grenze, zulässige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, Folgen für §13b- und Abschlagsrechnungen und eine Checkliste.
- [Rechnungsprüfung Bau: Eingangsrechnungen automatisch prüfen](https://www.streckenheld.com/rechnungspruefung.md): Rechnungsprüfung für Bauunternehmen: 4-Wege-Abgleich aus Bestellung, AB, Lieferschein und Rechnung, Vertragspreise, Skonto-Fristen, Freigabe und SEPA-Export.
- [Beleg-Posteingang — E-Mail, WhatsApp und Lieferanten-Integrationen](https://www.streckenheld.com/ratgeber/beleg-posteingang.md): Ein einziger Posteingang für jeden Lieferantenbeleg. Per E-Mail weiterleiten, per WhatsApp senden oder automatisch von hunderten integrierten Lieferanten und Händlern empfangen.
- [KI-Belegabgleich von Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen](https://www.streckenheld.com/ratgeber/ki-belegabgleich.md): Gleichen Sie Lieferantenrechnungen automatisch mit Lieferscheinen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen ab. Erkennen Sie Überzahlungen, fehlende Positionen und Preisfehler vor der Zahlung.

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Source: https://www.streckenheld.com/e-rechnung-bauunternehmen
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