# Rahmenverträge überwachen: Preise, Mengen und Budget > Jede Rechnung wird gegen den passenden Rahmenvertrag geprüft, Position für Position. Freigegebene Rechnungen zählen auf die vereinbarten Mengen, Bestellungen über der Vertragsmenge gehen in die Freigabe, und je Baustelle sehen Sie Budget gegen Ist. Ein Rahmenvertrag schützt die Marge nur, wenn jede Rechnung die vereinbarten Preise einhält und jemand im Blick behält, wie viel von den vereinbarten Mengen schon abgerufen ist. In der Praxis liegt der Vertrag als PDF in einem Ordner, die Rechnungen kommen einzeln, und ob die Menge noch reicht, zeigt sich erst, wenn sie überschritten ist. Streckenheld verbindet den Vertrag mit jeder Rechnung und jeder Bestellung, die dazu gehört. Aus dem Vertrag entsteht ein Produktkatalog mit Preisen, Einheiten und vereinbarten Mengen (wie das geht, steht im Ratgeber [KI-Beschaffung und Vertragsprüfung](https://www.streckenheld.com/ratgeber/ki-beschaffung-vertragspruefung.md)). Ab dann wird jede Rechnung dagegen geprüft, jede freigegebene Rechnung zählt auf die vereinbarten Mengen, und je Baustelle sehen Sie, wie sich die Kosten gegenüber dem Budget entwickeln. ## Wichtige Funktionen - **Automatische Vertragszuordnung** über Lieferant, Baustelle und Laufzeit, auch bei mehreren Verträgen je Lieferant - **Preis- und Einheitenprüfung je Position** gegen die Vertragsposition, zugeordnet über EAN, Artikelnummer oder Beschreibung - **Produkte nicht im Vertrag** getrennt von Preisabweichungen markiert - **Zahlungsbedingungen und Skonto** gegen die Vertragsbedingungen geprüft - **Verträge von Hand verknüpfen**, von der Rechnung oder vom Vertrag aus, mit sofortiger neuer Prüfung - **Abgerufene gegen vereinbarte Menge** je Vertragsprodukt, mit Abrufhistorie und Link zu jeder Rechnung - **Bestellungen über der Vertragsmenge** gehen in die Freigabe, statt direkt an den Lieferanten - **Budget gegen Ist** je Baustelle: geplante Kosten, abgerechnet und bestellt, nach Gewerk und Warengruppe ## Preise und Produkte gegen den Vertrag Sobald eine Rechnung ausgelesen ist, sucht Streckenheld die passenden Verträge: gleicher Lieferant, die Baustelle der Rechnung oder ein Vertrag für alle Baustellen, und ein Rechnungsdatum bis zum Ende der Laufzeit. Passen mehrere, wird gegen alle geprüft, der baustellenbezogene zuerst. Jede Rechnungsposition wird der Vertragsposition zugeordnet, über die EAN, die Artikelnummer oder die Beschreibung. Dabei zählen beide Artikelnummern: die des Lieferanten und Ihre eigene, wenn der Lieferant sie als „Ihr Artikel“ mitdruckt. Verglichen werden der Preis je Einheit und die Einheit. Das Ergebnis steht auf der Rechnung, mit beiden Positionsnummern: - **Preisabweichungen:** die Rechnungsposition, die Vertragsposition und beide Preise. - **Produkte nicht im Vertrag:** Positionen, für die der Vertrag kein Produkt enthält. Sie werden nicht als Preisfehler gezählt, sondern eigens aufgeführt. - **Zahlungsbedingungen:** Zahlungsziel und [Skonto](https://www.streckenheld.com/wissen/skonto.md) gegen die Bedingungen des Vertrags. Dieselbe Prüfung läuft auch auf Auftragsbestätigungen, so dass ein falscher Preis schon vor der Lieferung auffällt. „Nachricht senden“ öffnet eine E-Mail an den Lieferanten, die schon ausgefüllt ist: mit den Preisabweichungen gegenüber den vereinbarten Rahmenpreisen, den Produkten, die kein Vertrag abdeckt, und abweichenden Zahlungsbedingungen. ## Verträge und Rechnungen verknüpfen Nicht jede Rechnung lässt sich automatisch zuordnen: Der Lieferant rechnet über eine Schwesterfirma ab, die Baustelle steht nicht auf dem Beleg, oder der Vertrag wurde verlängert, aber noch nicht neu hochgeladen. Dafür verknüpfen Sie Vertrag und Rechnung von Hand, in beide Richtungen: - **Von der Rechnung aus:** Im Menü der Rechnung öffnet „Vertrag verknüpfen…“ die Verträge, oben die Vorschläge für diese Rechnung (gleicher Lieferant, passende Baustelle und Laufzeit), darunter alle weiteren. - **Vom Vertrag aus:** Der Abschnitt „Verknüpfte Rechnungen“ auf der Vertragsseite listet die verknüpften Rechnungen und schlägt weitere vor, auf Wunsch auch von anderen Lieferanten, Baustellen oder aus anderen Zeiträumen. Verknüpfte Verträge ersetzen die automatische Wahl, und Preise und Zahlungsbedingungen werden sofort neu geprüft. Auf der Rechnung sehen Sie, gegen welche Verträge sie geprüft wurde: automatisch gewählte gestrichelt, von Hand verknüpfte durchgezogen. Jede Änderung wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Entfernen Sie alle Verknüpfungen, wählt Streckenheld den Vertrag wieder automatisch. ## Mengen im Blick Viele Rahmenverträge legen neben dem Preis auch eine Menge fest: so viele Tonnen Beton, so viele Meter Rohr für das Projekt. Streckenheld liest diese Mengen aus dem Vertrag und führt je Produkt mit, wie viel davon schon abgerufen ist: - **Freigegebene Rechnungen zählen:** Wird eine gegen den Vertrag geprüfte Rechnung freigegeben, kommt die Menge jeder zugeordneten Position auf das Vertragsprodukt, umgerechnet in die Einheit des Vertrags. - **Abrufhistorie je Produkt:** In der Produkttabelle des Vertrags steht „abgerufen / vereinbart“. Klappen Sie ein Produkt auf, sehen Sie jede Rechnung, die dazu beigetragen hat: Rechnungsnummer, Position, Menge, Freigabedatum und wer freigegeben hat. Ein Klick öffnet die Rechnung mit ihren zugehörigen Belegen. - **Korrekturen gleichen sich aus:** Wird eine freigegebene Rechnung zurück in den Posteingang verschoben, wird ihre Menge wieder abgezogen. - **Bestellungen über der Vertragsmenge:** Bestellen Sie ein Produkt aus dem Katalog und würde die Bestellung zusammen mit dem bereits Abgerufenen die vereinbarte Menge übersteigen, geht sie in die [Freigabe](https://www.streckenheld.com/ratgeber/bestellfreigabe.md), statt direkt an den Lieferanten. Kaufen Sie ein Produkt bei zwei Lieferanten, zählt jede Menge gegen den Vertrag des jeweiligen Lieferanten. ## Budget gegen Ist je Baustelle Für jede laufende Baustelle stellt „Budget vs. Ist“ unter Analytics drei Zahlen nebeneinander: - **Geplant:** die Kosten aus der Kalkulation Ihres Angebots, über alle LVs der Baustelle. - **Abgerechnet:** die Rechnungen der Lieferanten abzüglich Gutschriften, netto. Der noch nicht freigegebene Anteil wird eigens ausgewiesen. - **Bestellt:** Bestellungen und Auftragsbestätigungen, die noch keine Rechnung abdeckt. Dazu kommt der Erlös aus Ihrem Angebot an den Bauherrn, so dass Sie die erwartete Marge sehen, bevor die Schlussrechnung kommt. Aufgeschlüsselt wird nach Gewerk und Warengruppe, denselben Klassen, nach denen die KI jede Position im LV und auf jeder Rechnung einordnet. So sehen Sie nicht nur, dass eine Baustelle über dem Budget liegt, sondern auch wo. Auf der Baustellenseite steht dasselbe als kompakter Balken. Mehr zu den Auswertungen im Ratgeber [Analytics](https://www.streckenheld.com/ratgeber/baukosten-analytics.md). ## Spezifikationen schon bei der Vergabe Ob das richtige Produkt geliefert wird, entscheidet sich vor dem Vertrag. Im [Preisspiegel](https://www.streckenheld.com/ratgeber/preisspiegel-angebote-abgleichen.md) vergleicht die KI für jede Position die Anforderungen der Anfrage, etwa „max. 95 mm“ oder eine Festigkeitsklasse, mit dem Wert, den jeder Lieferant anbietet, und bewertet jede mit OK, nicht OK oder nicht angegeben. Das angenommene Angebot wird zum Vertrag, und ab da gelten seine Produkte, Preise und Mengen für jede Rechnung. ## So funktioniert es 1. **Vertrag hochladen** oder ein angenommenes Angebot übernehmen. Die KI liest Produkte, Preise, Einheiten, Mengen und Zahlungsbedingungen aus, Sie prüfen und übernehmen sie in den Katalog. 2. **Rechnungen kommen an** per E-Mail, WhatsApp, Upload oder Lieferanten-Integration und werden automatisch dem passenden Vertrag zugeordnet und geprüft. 3. **Abweichungen klären:** Preisabweichungen und Produkte nicht im Vertrag stehen auf der Rechnung; die E-Mail an den Lieferanten ist schon vorbereitet. 4. **Freigeben:** Mit der Freigabe zählen die Mengen auf den Vertrag. 5. **Steuern:** Die Abrufe je Produkt stehen auf der Vertragsseite, Budget gegen Ist je Baustelle unter Analytics. ## Für wen es gedacht ist Für Bauunternehmen, die mit ihren Lieferanten Rahmenverträge oder projektbezogene Preise vereinbaren und sicherstellen wollen, dass jede Rechnung sie einhält, für Einkäufer, die wissen müssen, wie viel von einer vereinbarten Menge noch offen ist, und für Bau- und Geschäftsleitung, die je Baustelle sehen wollen, wie sich die Kosten gegenüber der Kalkulation entwickeln. ## Häufige Fragen ### Woher weiß Streckenheld, gegen welchen Vertrag eine Rechnung geprüft wird? Automatisch über drei Merkmale: derselbe Lieferant, dieselbe Baustelle oder ein Vertrag für alle Baustellen, und ein Rechnungsdatum innerhalb der Laufzeit. Passen mehrere Verträge, etwa einer je Warengruppe oder ein baustellenbezogener neben einem allgemeinen, wird gegen alle geprüft, der baustellenbezogene zuerst. Wo das nicht reicht, verknüpfen Sie den Vertrag von Hand. ### Was passiert mit Positionen, die im Vertrag gar nicht vorkommen? Sie werden getrennt von den Preisabweichungen als „Produkte nicht im Vertrag“ markiert. So sehen Sie, ob ein Lieferant zu falschen Preisen abrechnet oder ob etwas gekauft wurde, das der Vertrag nicht abdeckt. ### Wann zählt eine Menge als abgerufen? Wenn eine gegen den Vertrag geprüfte Rechnung freigegeben wird, und wenn eine Bestellung aus dem Katalog freigegeben wird. Die Menge wird dabei in die Einheit des Vertrags umgerechnet. Wird eine freigegebene Rechnung zurück in den Posteingang verschoben, wird ihre Menge wieder abgezogen. ### Werden Produktspezifikationen auch geprüft? Ja, schon bei der Vergabe: Im Preisspiegel vergleicht die KI die Anforderungen jeder angefragten Position, etwa Maße, Leistung oder Festigkeitsklasse, mit dem, was jeder Lieferant anbietet, und bewertet jede mit OK, nicht OK oder nicht angegeben. Das angenommene Angebot wird zum Vertrag, gegen den später die Rechnungen geprüft werden. ## Weiterlesen - [KI-Beschaffung und Vertragsprüfung](https://www.streckenheld.com/ratgeber/ki-beschaffung-vertragspruefung.md): Verwandeln Sie Rahmenverträge in einen lebenden Preiskatalog. Streckenheld prüft jede Rechnung und Bestellung automatisch gegen Vertragspreise und Zahlungsbedingungen. - [Preisspiegel: Angebote Position für Position abgleichen und vergleichen](https://www.streckenheld.com/ratgeber/preisspiegel-angebote-abgleichen.md): Wie die Preismatrix jedes Lieferantenangebot an Ihrer Anfrage ausrichtet: exakte Treffer über EAN, Artikelnummer oder Position, KI-Treffer mit Bewertung und Begründung, Merkmale im Vergleich, schwache Treffer gefiltert und korrigiert, Alternativen und Summen live. - [Analytics-Dashboard für Baukosten](https://www.streckenheld.com/ratgeber/baukosten-analytics.md): Verfolgen Sie Ausgaben, Bestellungen und Lieferantenleistung über jede Baustelle hinweg. Erkennen Sie Überschreitungen, Lieferantenabweichungen und saisonale Muster, bevor sie die Marge belasten. - [KI-Belegabgleich von Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen](https://www.streckenheld.com/ratgeber/ki-belegabgleich.md): Gleichen Sie Lieferantenrechnungen automatisch mit Lieferscheinen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen ab. Erkennen Sie Überzahlungen, fehlende Positionen und Preisfehler vor der Zahlung. --- Source: https://www.streckenheld.com/ratgeber/rahmenvertraege-ueberwachen Other languages: [English](https://www.streckenheld.com/guides/contract-tracking.md) Streckenheld: https://www.streckenheld.com/llms.txt · Contact: https://www.streckenheld.com/contact · hello@streckenheld.com