GAEB: Formate, Datenaustauschphasen und Praxis im Bau
GAEB einfach erklärt: GAEB 90, GAEB 2000 und DA XML, die Datenaustauschphasen X81 bis X86 und wie das LV vom Planer bis zum Lieferanten fließt.
GAEB ist der deutsche Standard für den elektronischen Austausch von Leistungsverzeichnissen (LV) im Bauwesen. Die Abkürzung steht für „Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen“, das Gremium, das den Standard festlegt. Eine GAEB-Datei enthält ein LV mit Ordnungszahlen, Texten, Mengen und gegebenenfalls Preisen in einer Struktur, die AVA-, Kalkulations- und Einkaufssoftware ohne Abtippen einlesen kann.
Was ist GAEB?
Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen ist ein Gremium, in dem öffentliche Auftraggeber, Bauwirtschaft und Planer gemeinsam Regeln für die elektronische Bearbeitung von Bauleistungen erarbeiten. Am bekanntesten ist der Datenaustausch: Er legt fest, wie ein Leistungsverzeichnis aufgebaut und zwischen den Beteiligten ausgetauscht wird.
Der Nutzen liegt in der Struktur. Jede Position hat eine eindeutige Ordnungszahl (OZ), einen Kurz- und Langtext, eine Menge und eine Einheit. Bietet ein Unternehmen auf eine GAEB-Datei an, bleiben diese Ordnungszahlen erhalten – Angebote lassen sich so positionsgenau vergleichen, ohne dass jemand Zeilen von Hand zuordnet.
GAEB-Formate: GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML
| Format | Dateiendung (Beispiel) | Eigenschaften |
|---|---|---|
| GAEB 90 | .D83, .D84 | Älteres Format mit fester Zeilenstruktur, noch in Altsystemen im Einsatz |
| GAEB 2000 | .P83, .P84 | Nachfolger mit flexiblerer Struktur, heute weitgehend abgelöst |
| GAEB DA XML (3.x) | .X83, .X84 | Aktueller Standard auf XML-Basis, von gängiger Software unterstützt |
Die Ziffern in der Endung stehen für die Datenaustauschphase, der Buchstabe davor für das Format. Eine .X83 ist also eine Angebotsaufforderung im XML-Format, eine .D83 dieselbe Phase im alten GAEB-90-Format.
Die Datenaustauschphasen
Jede Phase bildet einen Schritt im Ablauf einer Ausschreibung ab:
| Phase | Bezeichnung | Inhalt und Verwendung |
|---|---|---|
| X81 | Leistungsbeschreibung | LV ohne Preise, etwa zur Abstimmung zwischen Planern |
| X82 | Kostenansatz | LV mit geschätzten Preisen, z. B. für die Kostenberechnung |
| X83 | Angebotsaufforderung | LV mit Mengen, ohne Preise, zur Weitergabe an Bieter |
| X84 | Angebotsabgabe | Das LV mit den Preisen des Bieters |
| X85 | Nebenangebot | Alternative Ausführung, die der Bieter zusätzlich anbietet |
| X86 | Auftragserteilung | Das beauftragte LV mit den vereinbarten Preisen |
Daneben gibt es weitere Phasen, unter anderem für Mengenermittlung und Abrechnung sowie eigene Handelsphasen für den Austausch von Preisanfragen und Bestellungen mit dem Baustoffhandel. Welche davon Ihre Software unterstützt, steht in deren Dokumentation.
Wie ein LV zwischen Planer, Bauunternehmen und Lieferant fließt
Ein typischer Ablauf bei einem Hochbauprojekt:
- Planer → Bauunternehmen: Das Architektur- oder Ingenieurbüro erstellt das LV und versendet es als X83 an die Bieter.
- Bauunternehmen kalkuliert: Die Kalkulation liest die X83 ein und ermittelt Einheitspreise. Für die Materialanteile braucht sie Preise von Lieferanten.
- Bauunternehmen → Lieferanten: Aus dem LV werden Materialpakete gebildet und als Anfrage an Baustoffhändler und Hersteller verschickt, idealerweise wieder als X83 oder strukturierte Liste.
- Lieferanten → Bauunternehmen: Die Angebote kommen zurück, im besten Fall als X84, oft aber als PDF oder Excel. Daraus entsteht ein Preisspiegel.
- Bauunternehmen → Auftraggeber: Das Angebot geht als X84 zurück, eventuell ergänzt um Nebenangebote (X85).
- Auftrag: Der Zuschlag wird als X86 übermittelt und ist die Grundlage für Bestellung und Abrechnung.
Der Bruch liegt meist in Schritt 4: Der Planer liefert sauberes GAEB, doch viele Lieferanten antworten mit PDFs in eigener Struktur. Dort beginnt die Handarbeit.
Beispiel: Positionen in einer X83 und X84
| OZ | Kurztext | Menge | Einheit | EP in X83 | EP in X84 (Bieter) | GP in X84 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.02.0010 | Mauerwerk KS 17,5 cm | 420,000 | m² | – | 58,40 € | 24.528,00 € |
| 01.02.0020 | Sturz KS-Flachsturz 1,25 m | 36,000 | St | – | 21,90 € | 788,40 € |
| 01.03.0010 | Dämmung XPS 120 mm | 850,000 | m² | – | 24,60 € | 20.910,00 € |
Ordnungszahl, Text, Menge und Einheit sind in beiden Dateien identisch. Die X84 ergänzt nur Einheits- und Gesamtpreise. Deshalb lassen sich mehrere X84-Angebote direkt nebeneinanderstellen.
Häufige Fehler im Umgang mit GAEB
- Ordnungszahlen verändern. Wer Positionen umnummeriert oder zusammenfasst, zerstört die Zuordnung zum Original-LV.
- Falsche Phase senden. Eine X84 statt X83 an Lieferanten zu schicken, gibt die eigenen Preise preis.
- Langtexte ignorieren. Die entscheidenden Anforderungen stehen oft im Langtext, nicht im Kurztext.
- Alte Formate ungeprüft übernehmen. Beim Konvertieren aus GAEB 90 gehen mitunter Informationen verloren.
- Lieferantenangebote abtippen. Wer PDFs händisch in die Kalkulation überträgt, riskiert Zahlendreher genau dort, wo es teuer wird.
So hilft Streckenheld
Streckenheld nimmt Leistungsverzeichnisse als PDF, GAEB oder Excel entgegen; akzeptiert werden unter anderem X83, X84 und XPWE. GAEB-DA-XML-Dateien werden exakt per Code eingelesen, ohne OCR – Ordnungszahlen, Mengen und Einheiten bleiben dadurch unverändert. Die KI extrahiert und bewertet das LV und erkennt Lücken und Nachtragsfallen. Lieferantenangebote als PDF oder X84 werden den Positionen zugeordnet. Exportiert wird als GAEB X83 (ohne Preise) und X84 (mit Preisen); Budgetschätzungen aus dem LV lassen sich als CSV, XLSX oder GAEB herunterladen.
Mehr dazu in den Ratgebern LV-Analyse, Budgetschätzung aus dem LV und Ausschreibung erstellen.
Häufige Fragen
Womit kann ich eine GAEB-Datei öffnen?
GAEB-Dateien werden mit AVA-Programmen, Kalkulationssoftware oder speziellen GAEB-Viewern geöffnet. DA-XML-Dateien sind technisch XML und lassen sich zwar in jedem Texteditor ansehen, sind dort aber kaum lesbar.
Was ist der Unterschied zwischen X83 und X84?
X83 ist die Angebotsaufforderung: das Leistungsverzeichnis mit Mengen, aber ohne Preise, das der Bieter erhält. X84 ist die Angebotsabgabe: dieselbe Datei mit den eingetragenen Einheitspreisen des Bieters.
Ist GAEB in Deutschland Pflicht?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. In öffentlichen Bauvergaben und bei vielen größeren Auftraggebern ist GAEB aber der übliche Standard für den Austausch von Leistungsverzeichnissen.
Kann man Excel in GAEB umwandeln?
Ja, viele Programme können Tabellen in eine GAEB-Datei überführen. Voraussetzung ist eine saubere Struktur mit Ordnungszahlen, Kurz- und Langtexten, Mengen und Einheiten.
Welche GAEB-Version ist aktuell?
Aktuell im Einsatz ist GAEB DA XML in der Version 3.x. Ältere Formate wie GAEB 90 und GAEB 2000 sind noch in Umlauf, werden aber nicht mehr weiterentwickelt.
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