Bestellwesen Bau: zu Vertragspreisen bestellen und freigeben

Im Bestellwesen entscheidet sich, ob die Preise, die Ihr Einkauf verhandelt hat, auch auf der Baustelle ankommen. Streckenheld bringt jede Materialbestellung über alle Baustellen in einen Ablauf: aus Verträgen und angenommenen Angeboten, durch Ihre Freigabegrenzen, bis zur Lieferung am Bauzaun.

Warum das Bestellwesen im Bau so oft aus dem Ruder läuft

Baustellen bewegen sich schnell, der Bestellprozess hält selten mit. Der Bauleiter ruft beim Händler an, der Polier schickt eine WhatsApp, und im Büro weiß niemand genau, was bestellt, bestätigt oder schon geliefert ist. Die typischen Folgen:

• Bestellt wird zum Tagespreis statt zum Vertragspreis. Der Rahmenvertrag liegt als PDF im Einkauf, auf der Baustelle kennt ihn niemand.
• Freigaben passieren auf Zuruf. Es gibt keine klaren Grenzen, wer was bis zu welchem Betrag bestellen darf.
• Bestellungen am Einkauf vorbei. Material wird bei Lieferanten ohne Vertrag gekauft, das sogenannte Maverick Buying, und die Konditionen aus der Vergabe verpuffen.
• Kein Überblick über offene Bestellungen. Auftragsbestätigungen stecken in E-Mail-Ketten, und es bleibt bei der Frage: Wo bleibt mein LKW?
• Fehler fallen erst bei der Rechnung auf, wenn das Material verbaut ist und Sie kaum noch Hebel haben.

Wie Streckenheld das Bestellwesen im Bauunternehmen ordnet

Bestellen aus Verträgen und angenommenen Angeboten

Laden Sie Ihre Rahmenverträge hoch: Die KI extrahiert Produkte, Preise, Einheiten, Boni, Rabatte und Zahlungsbedingungen in einen lebenden Katalog pro Lieferant und Baustelle. Mehr dazu im Ratgeber KI-Beschaffung und Vertragsprüfung. Auch das Siegerangebot aus Ihrem Angebotsvergleich wird zu einem Vertrag, auf den Ihr Team bestellen kann. Bestellungen gehen dann automatisch zu den vereinbarten Preisen heraus, jedes Mal.

Bestellfreigabe mit festen Grenzen

Legen Sie Limits pro Bestellung und monatliche Ausgabengrenzen pro Baustelle, Rolle oder Nutzer fest. Die Freigabe kann mehrstufig nach Betrag, Baustelle oder Lieferant laufen. Unkontrollierte Bestellungen werden im Freigabeschritt gestoppt, nicht erst im Quartalsbericht. Wie das im Detail eingerichtet wird, zeigt der Ratgeber Bestellfreigabe und Workflow.

Baustellenkalender und Lieferverfolgung

Jede Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferung erscheint in einem Kalender pro Baustelle. Ihre Bauleiter sehen, was morgen ankommt, nicht was letzte Woche bestellt wurde. Jede Bestellung wird bis zum Bauzaun verfolgt.

Synchron mit Ihrem ERP

Streckenheld verbindet sich mit dem ERP, das Sie bereits nutzen, zum Beispiel BRZ, Nevaris, RIB oder PDS. Bestellungen, Rechnungen und Stammdaten bleiben synchron. Kein Systemwechsel, keine Doppelerfassung.

So funktioniert eine Bestellung in Streckenheld

1. Baustelle und Lieferant wählen und den Warenkorb aus dem Vertragskatalog zusammenstellen. Die verhandelten Preise sind bereits hinterlegt.
2. Liefertermin festlegen und Hinweise für den Lieferanten oder das Baustellenteam ergänzen.
3. Zur Freigabe einreichen. Die Bestellung wird automatisch nach Ihren Regeln an die zuständigen Freigeber geleitet.
4. Freigeber werden benachrichtigt und prüfen oder geben frei, im Büro oder unterwegs.
5. Die Bestellung geht an den Lieferanten, per E-Mail oder über eine Lieferantenportal-Integration.
6. Status verfolgen von Entwurf über freigegeben, ausgelöst und geliefert bis fakturiert.
7. Abgleich mit Lieferschein und Rechnung. Die Bestellung ist die Grundlage für den 4-Wege-Abgleich aus Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung in der Rechnungsprüfung.

Maverick Buying verhindern, ohne die Baustelle auszubremsen

Ein gutes Bestellwesen ist kein Bremsklotz. Wer auf der Baustelle Material braucht, soll es schnell bekommen, aber über den richtigen Weg. Streckenheld macht den Vertragskatalog zum einfachsten Weg zu bestellen: Die Preise sind schon da, die Freigabe läuft automatisch, und Kleinbestellungen unterhalb Ihrer Grenzen gehen ohne Umweg raus. Bestellungen außerhalb der Verträge werden sichtbar, statt im Quartalsbericht zu verschwinden.

Weil jeder Euro mit Baustelle, Lieferant und Vertrag verknüpft ist, sehen Einkauf und Geschäftsführung in den Baukosten-Analytics, wie gut die Preise den Vertragsbedingungen entsprochen haben und wo Nachverhandlungen lohnen.

Für wen das Bestellwesen von Streckenheld gemacht ist

• Einkauf: Verträge und Vergaben wirken bis zur letzten Bestellung, statt im Ordner zu liegen.
• Bauleitung und Poliere: schnell bestellen, ohne Preise zu suchen, und sehen, was wann geliefert wird.
• Buchhaltung und Controlling: jede Rechnung hat eine freigegebene Bestellung als Gegenstück.
• Geschäftsführung: ein Blick über alle Baustellen, Budgets und offenen Bestellungen.

Mit der Team-Verwaltung sieht jede Rolle nur die Baustellen und Funktionen, die sie braucht. Wie sich das Bestellwesen in das Preismodell einfügt, erfahren Sie auf der Seite Preise.