Gestione ordini di acquisto in edilizia con approvazioni

È nella gestione degli ordini di acquisto che si decide se i prezzi negoziati dall'ufficio acquisti arrivano davvero in cantiere. Streckenheld porta ogni ordine di materiali, su tutti i tuoi cantieri, in un unico flusso: dai contratti quadro e dalle offerte accettate, attraverso i tuoi limiti di approvazione, fino alla consegna al cancello del cantiere.

Perché gli acquisti in edilizia sfuggono di mano

Il cantiere corre, il processo d'acquisto quasi mai. Il capocantiere telefona alla rivendita, il caposquadra manda un WhatsApp e in ufficio nessuno sa con precisione cosa è stato ordinato, confermato o già consegnato. Le conseguenze tipiche:

• Si ordina a prezzo di listino invece che a prezzo di contratto. Il contratto quadro è un PDF nell'ufficio acquisti, in cantiere nessuno ne conosce le condizioni.
• Le approvazioni avvengono a voce. Non ci sono limiti chiari su chi può ordinare cosa e fino a quale importo.
• Gli ordini scavalcano l'ufficio acquisti. Il materiale viene comprato da fornitori senza contratto (i cosiddetti acquisti fuori contratto, o maverick buying) e le condizioni ottenute in gara svaniscono.
• Nessuna visione degli ordini aperti. Le conferme d'ordine restano sepolte nelle catene di email e la domanda è sempre la stessa: dov'è il mio camion?
• Gli errori emergono solo in fattura, quando il materiale è già posato e hai ben poco margine di trattativa.

Come Streckenheld organizza gli ordini di acquisto

Ordini da contratti quadro e offerte accettate

Carica i tuoi contratti quadro: l'IA estrae prodotti, prezzi, unità di misura, premi, sconti e condizioni di pagamento in un catalogo sempre aggiornato per fornitore e per cantiere. Anche l'offerta vincente del tuo confronto offerte diventa un contratto su cui il team può ordinare. Da quel momento gli ordini partono automaticamente ai prezzi concordati, ogni volta.

Approvazione degli ordini con limiti precisi

Imposta limiti per singolo ordine e tetti di spesa mensili per cantiere, ruolo o utente. L'approvazione può essere a più livelli, in base a importo, cantiere o fornitore. Gli acquisti fuori controllo si fermano al passo di approvazione, non nel report trimestrale.

Calendario di cantiere e tracciamento delle consegne

Ogni ordine, conferma d'ordine e consegna compare in un unico calendario per cantiere. I tuoi capicantiere vedono cosa arriva domani, non cosa è stato ordinato la settimana scorsa. Ogni ordine viene seguito fino al cancello del cantiere.

Sincronizzato con il tuo ERP

Streckenheld si integra con l'ERP che già usi, ad esempio BRZ, Nevaris, RIB o PDS. Ordini, fatture e anagrafiche restano sincronizzati. Nessun cambio di sistema, nessun doppio inserimento.

Come funziona un ordine in Streckenheld

1. Scegli cantiere e fornitore e componi il carrello dal catalogo contratti. I prezzi negoziati sono già lì.
2. Fissa la data di consegna e aggiungi note per il fornitore o per la squadra in cantiere.
3. Invia in approvazione. L'ordine viene inoltrato automaticamente alle persone giuste secondo le tue regole.
4. Chi approva riceve una notifica e verifica o approva, in ufficio o in movimento.
5. L'ordine arriva al fornitore via email o tramite l'integrazione con un portale fornitori.
6. Segui lo stato da bozza ad approvato, inviato, consegnato e fatturato.
7. Riconcilia con bolla e fattura. L'ordine è la base della riconciliazione a quattro vie tra ordine, conferma d'ordine, bolla di consegna e fattura nella verifica fatture.

Stop agli acquisti fuori contratto, senza frenare il cantiere

Un buon ufficio acquisti non è un freno. Chi in cantiere ha bisogno di materiale deve averlo in fretta, ma attraverso il canale giusto. Streckenheld fa del catalogo contratti il modo più semplice per ordinare: i prezzi ci sono già, l'approvazione parte da sola e i piccoli ordini sotto i tuoi limiti escono senza passaggi intermedi. Gli ordini fuori contratto diventano visibili invece di sparire nel report trimestrale.

E poiché ogni euro è collegato a un cantiere, a un fornitore e a un contratto, ufficio acquisti e direzione vedono quanto i prezzi pagati hanno rispettato le condizioni contrattuali e dove conviene rinegoziare.

Per chi è pensato

• Ufficio acquisti: contratti e aggiudicazioni valgono fino all'ultimo ordine, invece di restare in un faldone.
• Direzione cantiere e capisquadra: ordinano in fretta senza cercare prezzi e vedono cosa arriva e quando.
• Contabilità e controllo di gestione: ogni fattura ha come controparte un ordine approvato.
• Direzione aziendale: un'unica vista su tutti i cantieri, i budget e gli ordini aperti.

Con la gestione del team ogni ruolo vede solo i cantieri e le funzioni di cui ha bisogno. Per capire come gli ordini di acquisto rientrano nel modello di prezzo, visita la pagina prezzi.