Messaggi: commenti del team e email ai fornitori su ogni documento

Le domande su un documento di solito viaggiano per telefono, email e chat, lontano dalla fattura o dalla bolla di consegna a cui si riferiscono. Con Streckenheld la conversazione sta sul documento stesso: il team commenta e si menziona a vicenda, voi scrivete al fornitore direttamente dal documento e la casella Messaggi raccoglie tutto in un unico posto.

Perché in edilizia le domande sui documenti si perdono

La fattura addebita 62 m³ di calcestruzzo e la bolla di consegna ne riporta 58. La contabilità ha bisogno che il capocantiere confermi cosa è arrivato e poi deve chiedere una nota di credito al fornitore. Senza un posto unico per questa conversazione:

• Le domande partono per telefono e da email personali, e la risposta non torna mai sul documento.
• Nessuno sa chi ha già chiesto, così lo stesso fornitore viene sollecitato due volte o per niente.
• Le foto del cantiere finiscono in un gruppo chat, separate dalla fattura che spiegano.
• Le approvazioni si bloccano, perché chi potrebbe sbloccare la fattura non ha mai visto la domanda.

Come Streckenheld porta la conversazione sul documento

Commenti direttamente sul documento

Ogni documento in Riconciliazione documenti (fattura, bolla di consegna, ordine, conferma d'ordine) ha un pulsante per i commenti. Apre un pannello laterale con la conversazione su quel documento, così il contesto è sempre lì. I documenti con nuovi commenti sono evidenziati e vedete subito dove qualcuno vi sta aspettando.

Menzioni @ che raggiungono la persona giusta

Digitate @ e scegliete un collega. Riceve un'email con il vostro commento e trova la conversazione nella sua casella sotto "Mi menzionano". La risposta arriva sullo stesso documento, visibile a tutti gli interessati.

Foto e file insieme al messaggio

Allegate fino a 10 file a un commento o incollate direttamente uno screenshot: la foto della bolla firmata, un buono pallet, un listino prezzi. Le immagini compaiono come anteprima, i PDF si aprono in visualizzazione rapida. Gli allegati restano con la conversazione e non passano mai dall'elaborazione dei documenti.

Scrivete al fornitore dal documento

Nel menu del documento, "Invia Messaggio" apre un'email al fornitore con l'oggetto già compilato e il documento allegato. Il messaggio diventa una conversazione con il fornitore che resta collegata al documento, così tutto il team vede cosa è stato chiesto e quando. Per le richieste più frequenti (bolla di consegna mancante, conferma d'ordine, data di consegna) "Chiedi al fornitore" invia una richiesta già pronta, e le risposte con documenti arrivano direttamente nella vostra casella documenti.

Conferma di lettura per i messaggi ai fornitori

Le spunte accanto al messaggio diventano blu appena il fornitore apre l'email. Passandoci sopra vedete chi l'ha letta e quando, così distinguete "non ancora visto" da "visto ma senza risposta".

Un'unica casella per tutte le conversazioni

La pagina Messaggi elenca tutte le conversazioni della vostra azienda: una per ogni documento commentato e una per ogni conversazione con un fornitore. Cercate tra documenti, fornitori, messaggi e persone, filtrate per cantiere o fornitore e passate tra Tutti, Mi menzionano e Inviati da me, oppure mostrate solo i Non letti. Una conversazione conta come letta solo quando la aprite, e "Segna come non letto" la rimette in lista. Ogni conversazione mostra il documento a cui si riferisce (tipo, numero, importo, fornitore, date e cantiere) con visualizzazione rapida e link al documento.

Come funziona

1. Commentate un documento in Riconciliazione documenti e menzionate chi deve rispondere.
2. Il collega riceve un'email e risponde sul documento, se serve con una foto.
3. Scrivete al fornitore dal menu del documento; l'email parte con il documento allegato.
4. Seguite tutto in Messaggi: conversazioni del team e con i fornitori, con conteggio dei non letti e conferme di lettura.
5. Chiarite e approvate il documento una volta avuta la risposta, con tutta la conversazione conservata sul documento.

Per chi è pensato

• La contabilità fornitori, che ha bisogno di risposte dal cantiere e dai fornitori prima di approvare una fattura.
• I capocantiere, che confermano le consegne e aggiungono foto senza uscire dall'app.
• Gli acquisti, che parlano con i fornitori di prezzi, note di credito e documenti mancanti.

Messaggi lavora insieme alla verifica delle fatture, che segnala le differenze di cui vale la pena parlare, e alle bolle di consegna dal cantiere. Anche l'assistente IA può scrivere commenti e contattare i fornitori per voi.