Mensajes: comentarios del equipo y correos a proveedores en cada documento

Las consultas sobre un documento suelen ir por teléfono, correo y mensajería, lejos de la factura o el albarán al que se refieren. Con Streckenheld, la conversación está en el propio documento: su equipo comenta y se menciona, usted escribe al proveedor directamente desde el documento y la bandeja Mensajes lo reúne todo en un mismo sitio.

Por qué en la construcción se pierden las consultas sobre documentos

La factura cobra 62 m³ de hormigón y el albarán indica 58 m³. Contabilidad necesita que el jefe de obra confirme qué llegó y después tiene que pedir un abono al proveedor. Sin un lugar común para esa conversación:

• Las consultas se hacen por teléfono y desde correos personales, y la respuesta nunca vuelve al documento.
• Nadie sabe quién ha preguntado ya, así que al mismo proveedor se le reclama dos veces o ninguna.
• Las fotos de la obra acaban en un grupo de chat, separadas de la factura que explican.
• Las aprobaciones se atascan, porque quien podría desbloquear la factura nunca vio la pregunta.

Cómo lleva Streckenheld la conversación al documento

Comentarios en el propio documento

Cada documento en Conciliación de documentos (factura, albarán, pedido, confirmación de pedido) tiene un botón de comentarios. Abre un panel lateral con la conversación sobre ese documento, así que el contexto siempre está ahí. Los documentos con comentarios nuevos aparecen resaltados y ve al momento dónde alguien le está esperando.

Menciones @ que llegan a la persona adecuada

Escriba @ y elija a un compañero. Recibe un correo con su comentario y encuentra la conversación en su bandeja en "Me mencionan". Su respuesta llega al mismo documento, visible para todos los implicados.

Fotos y archivos con el mensaje

Adjunte hasta 10 archivos a un comentario o pegue directamente una captura: la foto del albarán firmado, un vale de palés, una lista de precios. Las imágenes se muestran en miniatura y los PDF se abren en vista rápida. Los adjuntos se quedan con la conversación y nunca pasan por el procesamiento de documentos.

Escriba al proveedor desde el documento

En el menú del documento, "Enviar mensaje" abre un correo al proveedor con el asunto ya rellenado y el documento adjunto. El mensaje se convierte en una conversación con el proveedor que queda vinculada al documento, así todo el equipo ve qué se preguntó y cuándo. Para las peticiones más habituales (albarán que falta, confirmación de pedido, fecha de entrega), "Pedir al proveedor" envía una solicitud ya preparada, y las respuestas con documentos llegan directamente a su bandeja de documentos.

Confirmación de lectura en los mensajes a proveedores

Las marcas junto a su mensaje se vuelven azules en cuanto el proveedor abre el correo. Al pasar el ratón por encima ve quién lo leyó y cuándo, y distingue "aún no visto" de "visto pero sin respuesta".

Una sola bandeja para todas las conversaciones

La página Mensajes reúne todas las conversaciones de su empresa: una por cada documento comentado y una por cada conversación con un proveedor. Busque en documentos, proveedores, mensajes y personas, filtre por obra o proveedor y cambie entre Todos, Me mencionan y Enviados por mí, o muestre solo los No leídos. Una conversación cuenta como leída solo cuando la abre, y "Marcar como no leído" la devuelve a su lista. Cada conversación muestra el documento al que se refiere (tipo, número, importe, proveedor, fechas y obra), con vista rápida y enlace al documento.

Cómo funciona

1. Comente un documento en Conciliación de documentos y mencione a quien deba responder.
2. El compañero recibe un correo y responde en el documento, con una foto si hace falta.
3. Escriba al proveedor desde el menú del documento; el correo sale con el documento adjunto.
4. Siga todo en Mensajes: conversaciones del equipo y con proveedores, con contador de no leídos y confirmaciones de lectura.
5. Aclare y apruebe el documento cuando tenga la respuesta, con toda la conversación guardada en él.

Para quién es

• Contabilidad de proveedores, que necesita respuestas de la obra y de los proveedores antes de aprobar una factura.
• Los jefes de obra, que confirman entregas y añaden fotos sin salir de la aplicación.
• Compras, que habla con los proveedores sobre precios, abonos y documentos que faltan.

Mensajes funciona junto con la verificación de facturas, que señala las diferencias que merece la pena comentar, y con los albaranes de la obra. El asistente de IA también puede escribir comentarios y contactar con los proveedores por usted.