Verificación de facturas de proveedores en construcción

La revisión de facturas es donde la construcción pierde margen: precios equivocados, entregas incompletas y descuentos por pronto pago perdidos, todo detectado demasiado tarde. Streckenheld revisa automáticamente cada factura de proveedor frente al pedido, la confirmación de pedido, el albarán y el contrato, para que solo pague lo que se pidió, se entregó y se pactó.

Por qué revisar facturas de proveedores lleva tanto tiempo en construcción

La factura llega a la oficina, el albarán sigue en la obra y el pedido está enterrado en una cadena de correos. Quien quiera revisar bien una factura tiene que reunir antes esos documentos y compararlos línea a línea. En la práctica, muchas veces solo se hace por muestreo. Las consecuencias:

• Se cuelan desviaciones de precio. El proveedor factura a precio de tarifa en lugar de a precio de contrato, o los precios suben sin hacer ruido.
• Se pagan entregas incompletas, porque nadie sabe qué llegó realmente según el albarán.
• Se pierden descuentos por pronto pago, porque la factura pasa demasiado tiempo en revisión.
• Las aprobaciones no dejan rastro cuando se hacen por correo o de palabra.

Nuestra calculadora de ROI parte de unos siete minutos por conciliación manual y menos de dos con Streckenheld. Con cientos de documentos al mes, la diferencia se nota enseguida.

Cómo verifica Streckenheld las facturas recibidas

La conciliación a cuatro bandas

La IA lee cada documento, incluidos los albaranes manuscritos, lo vincula al pedido correcto y compara los cuatro documentos línea a línea.

Por el camino se normalizan las descripciones de producto, de modo que las líneas cuadran aunque cada proveedor las llame de otra manera. Obtiene una respuesta clara y una lista resaltada de cada discrepancia de precio, cantidad, unidad, impuestos y total.

Revisión frente a precios de contrato

Suba sus contratos marco y la IA extrae productos, precios, unidades, rappels, descuentos y condiciones de pago en un catálogo estructurado. Cada línea de factura se contrasta automáticamente con él, y los precios que no cumplen se señalan con un motivo claro, para que pueda reclamar al proveedor con pruebas en la mano.

No vuelva a perder un descuento por pronto pago

Las condiciones de pago y los plazos de descuento por pronto pago se leen en cada factura y se validan frente al contrato. Con un 3 % habitual, son hasta 150.000 € al año sobre 5 millones de euros de gasto en materiales. Aprovechar el descuento casi siempre compensa.

Flujos de aprobación con trazabilidad

Las reglas de aprobación se adaptan a su forma de trabajar: por obra, rol o importe. Apruebe en bloque las facturas correctas y revise con calma las señaladas. Administración recibe avisos por correo y una trazabilidad completa muestra quién aprobó qué y cuándo.

Exportación SEPA XML y sincronización con el ERP

Exporte las facturas aprobadas como fichero de transferencia SEPA (pain.001.001.03) y súbalo a su banca electrónica para pagar a los proveedores en bloque. La fecha de ejecución de cada pago respeta el plazo de pronto pago de la factura. Al mismo tiempo, facturas y datos maestros se mantienen sincronizados con su ERP, por ejemplo BRZ, Nevaris, RIB o PDS.

Cómo funciona la verificación de facturas con Streckenheld

1. Llegan las facturas: reenviadas por correo a su bandeja de documentos, por WhatsApp, por subida directa o desde el ERP.
2. La IA extrae cada línea, total, condición de pago y plazo de pronto pago, y detecta duplicados.
3. La conciliación se ejecuta automáticamente frente al pedido, la confirmación de pedido, el albarán y el contrato.
4. Su equipo revisa los resultados en una sola bandeja: aprueba las facturas correctas y resuelve las señaladas.
5. Las facturas aprobadas van al banco en SEPA XML y se sincronizan con el ERP.

Para quién es

• Equipos de contabilidad de proveedores que procesan desde decenas hasta miles de facturas al mes.
• Compras, que quiere ver los precios de contrato reflejados en la factura.
• Jefatura de obra, que tiene que aprobar las facturas de su obra sin buscar documentos.
• Dirección y dirección financiera, que quieren aprovechar cada descuento y evitar pagos de más.

Para que la conciliación funcione, cada factura necesita un pedido como contrapartida. Eso es lo que aporta la gestión de pedidos de compra de Streckenheld. Y como la factura electrónica entre empresas también será obligatoria en España, eche un vistazo a factura electrónica en la construcción.