Vérification des factures fournisseurs dans le BTP

C'est au contrôle des factures que le BTP perd de la marge : prix erronés, livraisons incomplètes et escomptes manqués, le tout découvert trop tard. Streckenheld vérifie automatiquement chaque facture fournisseur entrante par rapport à la commande, à l'accusé de réception, au bon de livraison et au contrat. Vous ne payez que ce qui a été commandé, livré et convenu.

Pourquoi la vérification des factures fournisseurs prend autant de temps dans le BTP

La facture arrive au bureau, le bon de livraison est encore sur le chantier et la commande est enfouie dans un fil d'e-mails. Pour contrôler sérieusement une facture, il faut d'abord rassembler ces documents, puis les comparer ligne par ligne. En pratique, cela ne se fait souvent que par sondage. Les conséquences :

• Les écarts de prix passent inaperçus. Le fournisseur facture au prix catalogue au lieu du prix contractuel, ou les prix augmentent discrètement.
• Les livraisons incomplètes sont payées, parce que personne ne sait ce qui est réellement arrivé selon le bon de livraison.
• Les escomptes pour paiement anticipé sont perdus, parce que la facture reste trop longtemps en contrôle.
• Les validations ne sont pas traçables lorsqu'elles se font par e-mail ou à l'oral.

Notre calculateur de ROI retient environ sept minutes par rapprochement manuel, contre moins de deux minutes avec Streckenheld. Avec des centaines de documents par mois, l'écart se chiffre vite.

Comment Streckenheld vérifie vos factures entrantes

Le rapprochement à quatre voies

L'IA lit chaque document, y compris les bons de livraison manuscrits, le rattache à la bonne commande et compare les quatre documents ligne par ligne.

Les désignations d'articles sont normalisées au passage : les lignes se rapprochent même lorsque chaque fournisseur nomme ses produits différemment. Vous obtenez une réponse claire et la liste surlignée de chaque écart de prix, de quantité, d'unité, de TVA et de total.

Contrôle par rapport aux prix contractuels

Importez vos contrats-cadres : l'IA en extrait produits, prix, unités, ristournes, remises et conditions de paiement dans un catalogue structuré. Chaque ligne de facture est contrôlée automatiquement, et les prix non conformes sont signalés avec un motif précis, pour que vous puissiez contester auprès du fournisseur preuves à l'appui.

Ne plus jamais rater un escompte

Les conditions de paiement et les dates limites d'escompte pour paiement anticipé sont lues sur chaque facture et validées par rapport au contrat. Avec un escompte typique de 3 %, cela représente jusqu'à 150 000 € par an pour 5 M€ d'achats de matériaux. Payer dans le délai d'escompte est presque toujours rentable, encore faut-il ne pas le laisser filer.

Circuits de validation avec piste d'audit

Les règles de validation s'adaptent à votre organisation : par chantier, par rôle ou par montant. Validez en masse les factures conformes et examinez de plus près celles qui sont signalées. La comptabilité est prévenue par e-mail, et une piste d'audit complète indique qui a validé quoi, et quand.

Export SEPA XML et synchronisation ERP

Exportez les factures validées dans un fichier de virement SEPA (pain.001.001.03) et importez-le dans votre banque en ligne pour régler vos fournisseurs en une seule remise. La date d'exécution de chaque paiement respecte l'échéance d'escompte de la facture. En parallèle, factures et données de base restent synchronisées avec votre ERP, par exemple BRZ, Nevaris, RIB ou PDS.

Comment fonctionne la vérification des factures avec Streckenheld

1. Les factures arrivent : par transfert d'e-mail vers votre boîte de réception documentaire, par WhatsApp, par téléversement ou depuis l'ERP.
2. L'IA extrait chaque ligne, chaque total, les conditions de paiement et la date limite d'escompte, et détecte les doublons.
3. Le rapprochement se fait automatiquement avec la commande, l'accusé de réception, le bon de livraison et le contrat.
4. Votre équipe examine les résultats dans une seule boîte de réception : elle valide les factures conformes et traite celles qui sont signalées.
5. Les factures validées partent à la banque en SEPA XML et sont synchronisées avec l'ERP.

Pour qui ?

• Équipes de comptabilité fournisseurs qui traitent chaque mois de quelques dizaines à plusieurs milliers de factures.
• Service achats, qui veut retrouver les prix contractuels sur la facture.
• Conduite de travaux, qui doit valider les factures de son chantier sans courir après les documents.
• Direction et DAF qui veulent capter chaque escompte et éviter les trop-payés.

Pour que le rapprochement fonctionne, chaque facture a besoin d'une commande en contrepartie : c'est le rôle de la gestion des bons de commande de Streckenheld. Et comme la facture électronique devient obligatoire, consultez aussi notre page facture électronique dans le BTP.