Messagerie : commentaires d'équipe et e-mails fournisseurs sur chaque document

Les questions sur un document circulent le plus souvent par téléphone, e-mail et messagerie instantanée, loin de la facture ou du bon de livraison concerné. Avec Streckenheld, la conversation se tient sur le document lui-même : votre équipe commente et se mentionne, vous écrivez au fournisseur directement depuis le document, et la boîte Messages rassemble tout au même endroit.

Pourquoi les questions sur les documents se perdent dans le BTP

La facture compte 62 m³ de béton, le bon de livraison en indique 58. La comptabilité a besoin que le conducteur de travaux confirme ce qui est arrivé, puis doit demander un avoir au fournisseur. Sans un endroit commun pour cette conversation :

• Les questions partent par téléphone et par e-mails personnels, et la réponse ne revient jamais sur le document.
• Personne ne sait qui a déjà demandé, alors le même fournisseur est relancé deux fois, ou pas du tout.
• Les photos du chantier finissent dans un groupe de discussion, loin de la facture qu'elles expliquent.
• Les validations restent bloquées, parce que la personne qui pourrait débloquer la facture n'a jamais vu la question.

Comment Streckenheld ramène la conversation sur le document

Des commentaires directement sur le document

Chaque document du Rapprochement des documents (facture, bon de livraison, commande, confirmation de commande) a un bouton de commentaires. Il ouvre un panneau latéral avec la conversation sur ce document, le contexte est donc toujours là. Les documents avec de nouveaux commentaires sont mis en évidence : vous voyez tout de suite où quelqu'un vous attend.

Des mentions @ qui atteignent la bonne personne

Tapez @ et choisissez un collègue. Il reçoit un e-mail avec votre commentaire et retrouve la conversation dans sa boîte sous « Me mentionnent ». Sa réponse arrive sur le même document, visible de toutes les personnes concernées.

Photos et fichiers avec le message

Joignez jusqu'à 10 fichiers à un commentaire ou collez directement une capture d'écran : la photo du bon signé, un bon de palettes, une liste de prix. Les images s'affichent en miniature, les PDF s'ouvrent en aperçu rapide. Les pièces jointes restent avec la conversation et ne passent jamais par le traitement des documents.

Écrire au fournisseur depuis le document

Dans le menu du document, « Envoyer un message » ouvre un e-mail au fournisseur, avec l'objet déjà rempli et le document en pièce jointe. Le message devient une conversation avec le fournisseur, qui reste liée au document : toute l'équipe voit ce qui a été demandé et quand. Pour les demandes les plus courantes (bon de livraison manquant, confirmation de commande, date de livraison), « Demander au fournisseur » envoie une demande toute prête, et les réponses avec des documents arrivent directement dans votre boîte de documents.

Accusé de lecture pour les messages aux fournisseurs

Les coches à côté de votre message deviennent bleues dès que le fournisseur ouvre l'e-mail. En les survolant, vous voyez qui l'a lu et quand, pour distinguer « pas encore vu » de « vu mais sans réponse ».

Une seule boîte pour toutes les conversations

La page Messages liste toutes les conversations de votre entreprise : une par document commenté et une par conversation avec un fournisseur. Cherchez parmi les documents, fournisseurs, messages et personnes, filtrez par chantier ou par fournisseur et passez de Tous à Me mentionnent ou Envoyés par moi, ou n'affichez que les Non lus. Une conversation ne compte comme lue qu'une fois ouverte, et « Marquer comme non lu » la remet dans votre liste. Chaque conversation montre le document concerné (type, numéro, montant, fournisseur, dates et chantier), avec un aperçu rapide et un lien vers le document.

Comment ça marche

1. Commentez un document dans le Rapprochement des documents et mentionnez qui doit répondre.
2. Le collègue reçoit un e-mail et répond sur le document, avec une photo si besoin.
3. Écrivez au fournisseur depuis le menu du document ; l'e-mail part avec le document joint.
4. Suivez tout dans Messages : conversations d'équipe et avec les fournisseurs, avec compteur de non lus et accusés de lecture.
5. Clarifiez et validez le document une fois la réponse obtenue, toute la conversation restant sur le document.

Pour qui

• La comptabilité fournisseurs, qui a besoin de réponses du chantier et des fournisseurs avant de valider une facture.
• Les conducteurs de travaux, qui confirment les livraisons et ajoutent des photos sans quitter l'application.
• Les achats, qui échangent avec les fournisseurs sur les prix, les avoirs et les documents manquants.

La messagerie fonctionne avec la vérification des factures, qui signale les écarts à discuter, et avec les bons de livraison du chantier. L'assistant IA peut aussi rédiger des commentaires et écrire aux fournisseurs pour vous.