4-Wege-Abgleich: Bestellung, AB, Lieferschein, Rechnung

Der 4-Wege-Abgleich ist eine Rechnungsprüfung, bei der vier Belege Position für Position verglichen werden: die Bestellung, die Auftragsbestätigung (AB) des Lieferanten, der Lieferschein und die Rechnung. Erst wenn Artikel, Mengen, Preise und Konditionen über alle vier Belege zusammenpassen, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Im Baustoffeinkauf ist das der sicherste Weg, Teillieferungen, Preisänderungen und unberechtigte Zuschläge vor der Zahlung zu finden.

Was ist der 4-Wege-Abgleich?

Jeder der vier Belege beantwortet eine andere Frage:

• Bestellung: Was haben wir bestellt, zu welchem Preis, für welche Baustelle?
• Auftragsbestätigung: Was hat der Lieferant zugesagt – und hat er dabei still Preise, Mengen oder Liefertermine geändert?
• Lieferschein: Was ist tatsächlich auf der Baustelle angekommen und vom Polier quittiert worden?
• Rechnung: Was soll bezahlt werden?

Der Abgleich prüft, ob die Antworten zueinander passen. Weicht die Rechnung ab, ist die Ursache meist an einem der drei anderen Belege ablesbar: Die AB hat den Preis bereits erhöht, der Lieferschein zeigt eine Mindermenge, oder die Bestellung enthielt die Position gar nicht.

2-, 3- und 4-Wege-Abgleich im Vergleich

In der klassischen ERP-Literatur steht das vierte Dokument teils für eine Qualitätsprüfung im Wareneingang. Im Baustoffeinkauf ist die Auftragsbestätigung der deutlich wichtigere vierte Beleg: Hier ändern Lieferanten Tagespreise, ergänzen Frachtpauschalen oder kündigen Teillieferungen an – und wenn niemand widerspricht, stehen genau diese Änderungen später auf der Rechnung.

Warum der Abgleich bei Baustoffen so wichtig ist

Baustoffrechnungen sind fehleranfällig, weil zwischen Bestellung und Rechnung viel passiert. Typische Abweichungen sind:

• Teillieferungen: Ein Lkw bringt 20 statt 24 Paletten, der Rest kommt nächste Woche – berechnet werden aber oft sofort alle 24.
• Mengen und Einheiten: Bestellt in m², geliefert in Paketen, berechnet in Paletten. Ohne Umrechnung fällt eine Differenz nicht auf.
• Preise: Tagespreise bei Stahl oder Dämmstoffen, ein ausgelaufener Rahmenvertrag oder ein neuer Listenpreis landen unbemerkt in der AB und dann in der Rechnung.
• Fracht- und Mautzuschläge: „Frei Baustelle“ vereinbart, trotzdem erscheinen Frachtpauschale, Kranentladung oder Mautzuschlag.
• Paletten-Pfand: Paletten und Mehrwegbehälter werden berechnet, Rückgaben aber nicht gutgeschrieben – über ein Jahr kommen so schnell vierstellige Beträge zusammen.
• Doppelte Rechnungen: Dieselbe Lieferung wird per E-Mail und per Post berechnet.

Dazu kommt die Organisation: Der Lieferschein liegt auf der Baustelle, die Bestellung im Postfach des Einkaufs, die Rechnung in der Buchhaltung. Wer nicht alle vier Belege zusammenbringt, prüft am Ende nur die Summe – oder gar nichts.

Beispiel: 4-Wege-Abgleich einer Baustoffrechnung

Eine Baustelle bestellt Kalksandsteine und Dünnbettmörtel, Lieferung „frei Baustelle“. Alle Beträge netto:

Korrekt wären 8.932,00 € gewesen. Ein reiner 2-Wege-Abgleich hätte nur den Mörtelpreis und die Fracht gefunden. Der 3-Wege-Abgleich deckt zusätzlich die fehlenden Paletten auf. Erst der Blick in die AB zeigt, dass der Lieferant die Preiserhöhung und die Frachtpauschale vorab angekündigt hat – ein Hinweis, dass der Einkauf hätte widersprechen müssen und das beim nächsten Mal tun sollte.

Rund 17 % Abweichung auf einer einzigen Rechnung sind kein Ausnahmefall, wenn Teillieferungen und Zuschläge zusammenkommen. Die 4 Paletten werden in der Regel später geliefert und erneut berechnet – ohne Abgleich zahlt das Unternehmen sie doppelt.

Häufige Fehler beim Rechnungsabgleich

• Nur die Summe prüfen. Abweichungen heben sich gegenseitig auf; eine Gutschrift hier verdeckt einen Aufschlag dort.
• Die AB ablegen statt prüfen. Wer der abweichenden Auftragsbestätigung nicht widerspricht, hat später eine schwächere Verhandlungsposition.
• Lieferscheine zu spät erfassen. Wenn der Lieferschein erst Wochen später ins Büro kommt, ist die Skontofrist oft schon abgelaufen.
• Einheiten nicht normalisieren. Sack, Palette, m², t und Stück müssen umgerechnet werden, bevor verglichen wird.
• Pfand nicht nachhalten. Ohne Abgleich der Rückgaben gegen berechnetes Pfand bleibt Geld beim Lieferanten liegen.
• Toleranzen zu großzügig setzen. Eine pauschale Toleranz von einigen Prozent lässt genau die Zuschläge durch, die man finden will.

So hilft Streckenheld

Streckenheld liest jeden eingehenden Beleg – Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung, als PDF, Scan, Foto oder handschriftlichen Lieferschein – mit KI aus, ordnet ihn der richtigen Bestellung zu und vergleicht die Belege Position für Position. Abweichungen bei Preisen, Mengen, Einheiten, Steuern und Summen werden markiert, bevor bezahlt wird. Ihr Team sieht eine kurze Liste von Ausnahmen statt eines Papierstapels. Paletten und Mehrwegbehälter werden je Lieferant nachgehalten, damit Pfand zurückkommt.

Mehr dazu auf den Seiten zur Rechnungsprüfung und zu Lieferscheinen sowie im Ratgeber KI-Belegabgleich. Wie schnellere Prüfung hilft, Fristen zu halten, lesen Sie im Artikel zu Skonto; wie sich der Abgleich mit der E-Rechnungspflicht verändert, unter E-Rechnung 2027.