E-Rechnung 2027: Was Bauunternehmen jetzt wissen müssen
E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, 800.000-€-Grenze, zulässige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, Folgen für §13b- und Abschlagsrechnungen und eine Checkliste.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen. Empfangen können muss jedes Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für Bauunternehmen heißt das: Die meisten Lieferantenrechnungen kommen bald als XML, und die eigenen Abschlags- und Schlussrechnungen müssen es ebenfalls sein.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen Überblick und ist keine Steuerberatung. Klären Sie Details für Ihr Unternehmen mit Ihrem Steuerberater.
Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz und BMF-Schreiben
Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz im Jahr 2024 eingeführt und ist in § 14 UStG geregelt. Das Bundesfinanzministerium hat die Einzelheiten in Anwendungsschreiben konkretisiert, erstmals mit Schreiben vom 15. Oktober 2024 und seitdem ergänzt. Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Entscheidend ist der maschinenlesbare Datensatz, nicht das Aussehen.
- XRechnung: reines XML-Format, der deutsche Standard der EN 16931. Ohne Viewer für Menschen nicht lesbar.
- ZUGFeRD / Factur-X: hybrides Format, ein PDF mit eingebettetem XML. Zulässig sind ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei Abweichungen zwischen Bild und XML gilt der XML-Teil.
- Andere Formate (z. B. EDI): zulässig, wenn Aussteller und Empfänger sie vereinbaren und die Rechnungsangaben richtig in ein EN-16931-konformes Format übertragbar sind.
Eine PDF-Rechnung, ein Scan oder ein Foto ist dagegen keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Fristen und Übergangsregeln im Überblick
| Zeitraum | Empfang | Ausstellung (inländisches B2B) |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | E-Rechnungen müssen empfangen werden können | Papier oder sonstige elektronische Rechnung (z. B. PDF, mit Zustimmung des Empfängers) weiter erlaubt |
| bis 31. Dezember 2026 | wie oben | wie oben |
| ab 1. Januar 2027 | wie oben | E-Rechnung Pflicht bei Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 €; darunter weiter Papier oder sonstige Formate erlaubt |
| bis 31. Dezember 2027 | wie oben | EDI-Rechnungen, die nicht der EN 16931 entsprechen, mit Zustimmung des Empfängers für alle weiter erlaubt |
| ab 1. Januar 2028 | wie oben | E-Rechnung Pflicht für alle Unternehmen |
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) und Fahrausweise dürfen weiterhin in jeder Form ausgestellt werden. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinunternehmer als Aussteller sind ausgenommen.
Für die Grenze von 800.000 € kommt es auf den Gesamtumsatz des Unternehmens im Vorjahr an – über die Pflicht im Jahr 2027 entscheidet also der Umsatz 2026. Bei einem Bauunternehmen liegt dieser Wert schnell darüber.
Was die E-Rechnungspflicht für Bauunternehmen bedeutet
Eingangsrechnungen. Große Baustoffhändler und Hersteller stellen spätestens 2027 um. Das Volumen an XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien in Ihrem Rechnungseingang steigt also deutlich. Die Datei muss gelesen, geprüft und im Originalformat aufbewahrt werden; ein Ausdruck des Sichtbilds reicht für die Archivierung nicht aus.
Abschlags- und Schlussrechnungen. Rechnungen an Generalunternehmer, Bauträger oder gewerbliche Bauherren sind B2B-Rechnungen. Das gilt für jede Abschlagsrechnung ebenso wie für die Schlussrechnung, in der die geleisteten Abschläge mit ihren Steuerbeträgen ausgewiesen werden. Aufmaßblätter, Stundenzettel oder Bautagesberichte können der E-Rechnung als Anlagen beigefügt werden. Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, wie Ihr System Abschläge und Schlussrechnungen im Format abbildet.
§13b-Rechnungen (Reverse Charge). Nachunternehmerrechnungen über Bauleistungen, bei denen Sie als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schulden, fallen ebenfalls unter die Pflicht. Die Rechnung enthält keine Umsatzsteuer und muss den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers tragen; im E-Rechnungsformat ist dafür eine eigene Steuerkategorie vorgesehen. Prüfen Sie, ob Ihre Nachunternehmer das korrekt abbilden.
Öffentliche Auftraggeber. Wer für Bund, Länder oder Kommunen baut, kennt die XRechnung bereits aus dem öffentlichen Auftragswesen. Diese Erfahrung lässt sich auf den B2B-Bereich übertragen.
Privatkunden. Bauleistungen an private Bauherren fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Die bestehende Pflicht, für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung auszustellen, bleibt davon unberührt.
Checkliste für Bauunternehmen
- Umsatz 2026 prüfen: Gilt die Ausstellungspflicht für Sie ab 2027 oder erst ab 2028?
- Empfangskanal festlegen: eine zentrale E-Mail-Adresse oder ein Portal für Eingangsrechnungen, die Sie Ihren Lieferanten mitteilen.
- Eingangsverarbeitung klären: Kann Ihr System XRechnung und ZUGFeRD lesen, prüfen und mit Bestellung und Lieferschein abgleichen?
- Archivierung prüfen: Wird die Originaldatei unverändert und GoBD-konform aufbewahrt?
- Ausgangsrechnungen umstellen: Kann Ihre Fakturierung Abschlags- und Schlussrechnungen als E-Rechnung erzeugen, inklusive Anlagen?
- §13b-Fälle testen: Werden Reverse-Charge-Rechnungen von und an Nachunternehmer korrekt erzeugt und erkannt?
- Lieferanten informieren: Welche Formate erwarten Sie, an welche Adresse sollen sie gehen?
- Steuerberater einbinden: Übergangsregeln, Sonderfälle und Verfahrensdokumentation abstimmen.
Häufige Missverständnisse
- „PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung.“ Nein, ohne strukturierten Datensatz ist es eine sonstige Rechnung.
- „Wir sind klein, uns betrifft das nicht.“ Empfangen müssen alle seit 2025; ausstellen spätestens ab 2028.
- „Wir brauchen Peppol.“ Ein Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben, E-Mail genügt.
- „Mit der E-Rechnung ist die Prüfung automatisch erledigt.“ Das Format macht die Daten lesbar, nicht richtig. Ob Menge, Preis und Konditionen stimmen, zeigt erst der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, siehe 4-Wege-Abgleich.
So hilft Streckenheld
Streckenheld liest jede eingehende Rechnung mit KI aus, ob als PDF, Scan, Foto oder E-Mail, und gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein ab. Hybride ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen werden wie PDFs gelesen. Die native Verarbeitung von XRechnung-XML ist auf Anfrage möglich. So kommen Papier, PDF und E-Rechnung während der Übergangszeit in denselben Prüfprozess, und Abweichungen werden vor der Zahlung sichtbar – damit auch Skontofristen gehalten werden, siehe Skonto.
Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung für Bauunternehmen und zur Rechnungsprüfung.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes muss in einem strukturierten Format vorliegen, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmens im Vorjahr, für das Jahr 2027 also der Umsatz 2026. Wie der Gesamtumsatz im Einzelfall zu ermitteln ist, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären.
Muss ich E-Rechnungen über ein bestimmtes Netzwerk wie Peppol versenden?
Nein, ein bestimmter Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben. E-Rechnungen können zum Beispiel per E-Mail, über ein Portal oder über Netzwerke wie Peppol übermittelt werden.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein, die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für Bauleistungen an Privatpersonen bleibt es bei den bisherigen Regeln, einschließlich der Pflicht, für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung auszustellen.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht als E-Rechnung kommt, obwohl sie es müsste?
Dann entspricht die Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen, was den Vorsteuerabzug gefährden kann. Bestehen Sie bei Ihren Lieferanten auf dem richtigen Format und lassen Sie die Folgen im Einzelfall von Ihrem Steuerberater bewerten.
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