Lieferscheine digitalisieren: digitaler Lieferschein Bau

Der Lieferschein ist der einzige Beleg dafür, was wirklich auf der Baustelle angekommen ist, und trotzdem landet er zerknittert auf dem Klemmbrett des Poliers. Mit Streckenheld digitalisieren Sie Lieferscheine dort, wo sie entstehen, und die KI ordnet jeden davon automatisch der richtigen Bestellung zu.

Warum der Papierlieferschein am Bau teuer wird

Solange Lieferscheine auf Papier unterwegs sind, gehen genau die Informationen verloren, die bei der Rechnungsprüfung fehlen:

• Lieferscheine verschwinden zwischen Baustelle, Container und Büro, oder kommen Wochen nach der Rechnung an.
• Mindermengen und Falschlieferungen werden auf der Baustelle bemerkt, vielleicht sogar notiert, aber nie an den Einkauf weitergegeben.
• Handschriftliche Vermerke wie Bruch, fehlende Positionen oder zurückgegebene Paletten sind für die Buchhaltung kaum lesbar.
• Fotos per WhatsApp landen in privaten Chats statt bei der Bestellung.
• Paletten und Mehrwegbehälter bleiben auf der Baustelle stehen, und das Pfand ist weg.

Das Ergebnis: Rechnungen werden bezahlt, ohne dass jemand prüfen kann, ob die Lieferung vollständig war.

Für Bauunternehmen: Lieferscheine auf der Baustelle erfassen und abgleichen

Erfassen und unterschreiben direkt vor Ort

Mit der Streckenheld-App erfasst Ihr Team Lieferscheine direkt auf der Baustelle und unterschreibt sie dort. Ein Foto genügt, Scanner und Ablagekorb entfallen. Der digitale Lieferschein steht sofort Einkauf, Bauleitung und Buchhaltung zur Verfügung.

Die KI liest jeden Lieferschein, auch Handschrift

Ob PDF vom Lieferanten, Scan, Foto oder handschriftlich ergänzter Beleg: Die KI liest jede Position, erkennt Lieferant, Datum und Mengen und auch die Notizen, die der Polier daneben geschrieben hat. Lieferscheine, die per E-Mail oder WhatsApp kommen, landen im selben Beleg-Posteingang.

Automatisch der Bestellung zugeordnet

Jeder Lieferschein wird mit der ursprünglichen Bestellung und der Auftragsbestätigung verglichen. Abweichungen bei Menge, Artikel oder Preis werden markiert, solange Sie noch Hebel gegenüber dem Lieferanten haben. Später fließt der Lieferschein in die Rechnungsprüfung ein, als dritter Beleg im 4-Wege-Abgleich.

Ladungsträger im Blick

Paletten, Gestelle und Mehrwegbehälter werden je Lieferant erfasst. Sie sehen, was noch auf der Baustelle steht und was zurückgehen muss, damit Pfand zurückkommt, statt still zu verschwinden.

Für Baustoffhändler: der Agent für Dokumentenmanagement

Im Baustoffhandel wandern Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Rechnungen heute per E-Mail, Fax und Post zwischen Herstellern, Händler und Kunden hin und her. Besonders im Streckengeschäft, wenn der Hersteller direkt auf die Baustelle liefert, fehlt dem Händler oft der Lieferschein. Der KI-Agent für Dokumentenmanagement übernimmt diesen Schritt:

• Holt Lieferscheine automatisch bei den Herstellern ein, statt dass Ihr Innendienst hinterhertelefoniert.
• Verschickt Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Rechnungen an Ihre Kunden, aus einem Ort statt über E-Mail, Fax und Post.
• Digital unterschriebene Lieferscheine aus der Fahrer-App sind sofort für alle Beteiligten verfügbar, und Ihre Kunden erhalten Live-Tracking.

Dazu kommt der Agent für Weiterberechnung: Er liest Herstellerrechnungen aus Streckenlieferungen, ordnet Kunde, Baustelle, Artikel und Preis zu und übergibt die neue Kundenrechnung an Ihr ERP. Damit sind 80 % der manuellen Rechnungsarbeit automatisiert.

So funktioniert der digitale Lieferschein mit Streckenheld

1. Der Lieferschein kommt an: per App auf der Baustelle, per E-Mail an Ihr Streckenheld-Postfach, per WhatsApp oder aus dem ERP.
2. Die KI liest den Beleg und extrahiert Lieferant, Datum, Positionen, Mengen und handschriftliche Vermerke.
3. Streckenheld ordnet ihn zu: der passenden Bestellung, Auftragsbestätigung und Baustelle.
4. Abweichungen werden markiert, etwa Mindermengen oder Ersatzartikel, und landen bei der zuständigen Person.
5. Ladungsträger werden fortgeschrieben, damit offene Paletten je Lieferant sichtbar bleiben.
6. Die Rechnung wird später automatisch dagegen geprüft, bevor gezahlt wird.

Für wen digitale Lieferscheine gemacht sind

• Poliere und Bauleiter, die Lieferungen annehmen und keine Zettel mehr sammeln wollen.
• Einkauf, der Mindermengen und Falschlieferungen erfährt, solange sie noch reklamiert werden können.
• Buchhaltung, die zu jeder Rechnung den passenden Lieferschein braucht.
• Baustoffhändler, deren Innendienst heute Lieferscheine bei Herstellern einsammelt und an Kunden weiterleitet.

Weitere Details zum Abgleich finden Sie im Ratgeber KI-Belegabgleich. Wie Lieferscheine und Ladungsträger abgerechnet werden, steht auf der Seite Preise.