Make or Buy und Vergabeeinheiten: KI-Vorschläge aus Ihren Regeln und früheren LVs

Bevor aus einem Leistungsverzeichnis Budget und Anfragen werden, stehen zwei Fragen am Anfang: Was führen wir selbst aus, was vergeben wir an Nachunternehmer, und wie bündeln wir alles, was wir einkaufen, zu Vergabeeinheiten? Bei einem LV mit mehreren hundert Positionen sind das Stunden des Ankreuzens und Sortierens, bei jedem Angebot aufs Neue. In Streckenheld bereiten zwei Skills auf der LV-Seite beides vor. Der eine schlägt je Position eine Make-or-Buy-Entscheidung vor, nach den Regeln Ihres Unternehmens, der andere die Vergabeeinheiten, gelernt aus der Aufteilung Ihrer früheren LVs. Sie prüfen jeden Vorschlag und übernehmen, was passt.

Die wichtigsten Funktionen

• Ein Make-or-Buy-Skill enthält die Regeln Ihres Unternehmens in einfachen Worten, etwa „alles mit Bindemittel vergeben wir“, einmal gespeichert und auf jedem LV nutzbar
• Ein Vorschlag je Position: Eigenleistung, Fremdleistung oder Prüfen, mit der Sicherheit der KI
• Nur Ihre Regeln zählen: Positionen, die keine Regel betrifft, bleiben unverändert
• Ein Skill für Vergabeeinheiten schlägt die Vergabeeinheiten und die noch offenen Entscheidungen vor, gelernt aus Ihren früheren LVs
• Jeder Vorschlag begründet: „Wie zuvor“ für eine Position, die Sie schon einmal so zugeordnet haben, sonst die Sicherheit der KI und die frühere Position, an der sie sich orientiert
• Erst „Übernehmen“ ändert etwas: abwählen, was nicht passt, neue Vergabeeinheiten umbenennen
• Vergabeeinheiten werden Anfragen im Entwurf mit genau ihren Positionen und einem Anfrageschreiben, bereit für Ihre Lieferanten

Ihre Regeln als Skill

Die Skills finden Sie in der Karte „Mit Dokument interagieren“ auf der LV-Seite. Klicken Sie auf „Neuer Skill“, geben Sie einen Namen ein und wählen Sie unter „Was der Skill tut“ die Option „Make or Buy zuordnen“. Die Regeln sind freier Text, zum Beispiel:

Erdarbeiten, Beton und Schalung machen wir selbst. Alles mit Bindemittel, Betonstahl oder Gerüst wird als Fremdleistung vergeben. Spezialtiefbau: erst Angebote einholen (Prüfen).

Der Skill gehört Ihrem Unternehmen, das ganze Team arbeitet also mit denselben Regeln. Wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf „Vorschlagen“. Die KI prüft jede Position gegen die Regeln und liest sie wörtlich: Eine Position ist betroffen, wenn sie nennt, was eine Regel nennt, auch in Zusammensetzungen, Abkürzungen, Schreibfehlern und Synonymen, aber nicht über Schlussfolgerungen wie „Beton enthält Zement“. Positionen, die keine Regel betrifft, bleiben unverändert. Positionen mit einer Entscheidung bleiben, wie sie sind, es sei denn, Sie haken „Auch die bereits zugeordneten Positionen prüfen“ an.

Vorschläge prüfen und übernehmen

Die Vorschläge erscheinen als Liste: Position, Text, bisherige und vorgeschlagene Entscheidung und wie sicher die KI ist. Dieselben Zeilen sind in den Positionen mit einem gestrichelten Etikett markiert, so sehen Sie sie im Zusammenhang. Sichere Vorschläge sind angehakt, unsichere stehen zunächst ohne Haken, die Prozentzahl farbig hervorgehoben. Entfernen Sie den Haken, wo Sie nicht zustimmen, haken Sie an, was Sie doch übernehmen wollen, und klicken Sie auf „Übernehmen“. Erst dann werden die Entscheidungen gesetzt, und die Positionen speichern sich wie gewohnt. Sie bestimmen auch die Zuschläge für Eigen- und Nachunternehmerleistung in der Kalkulation.

Vergabeeinheiten vorschlagen lassen

Eine zweite Art Skill, „Vergabeeinheiten vorschlagen“, teilt das LV auf. Regeln sind hier optional, etwa „Gerüst immer als eigene Vergabeeinheit“. Klicken Sie auf „Vergabeeinheiten vorschlagen“: Der Vorschlag läuft im Hintergrund, und die Seite wechselt zu Schritt 2, „Vergabeeinheiten bilden“, wo ein Fortschrittsbalken zeigt, wie weit er ist. Sie können die Seite währenddessen verlassen.

Der Vorschlag lernt aus den fünf neuesten LVs Ihres Unternehmens, die Vergabeeinheiten haben:

• Eine Position, die Sie schon einmal genau so zugeordnet haben, bekommt dieselbe Vergabeeinheit und Entscheidung („Wie zuvor“).
• Jede andere Position wird mit den ähnlichsten früheren Positionen verglichen und damit, wie ihr Abschnitt aufgeteilt wurde. Die KI entscheidet Make or Buy, wo das noch offen ist, und wählt dann die Vergabeeinheit. Ihre Regeln haben Vorrang.
• Wo nichts passt, schlägt sie eine neue Vergabeeinheit nach Gewerk vor.
• Ihre Korrekturen zählen: Ändern Sie eine Entscheidung oder Vergabeeinheit, die aus einem übernommenen Vorschlag stammt, berücksichtigt der nächste Vorschlag auf einem anderen LV das.

Den Vorschlag prüfen

Die Karte „Vorgeschlagene Vergabeeinheiten“ zeigt, aus wie vielen früheren LVs sie gelernt hat, wie viele Vorschläge unsicher sind und wie viele Positionen keinen haben. Darunter:

• Die vorgeschlagenen Make-or-Buy-Entscheidungen, jede mit ihrer Sicherheit und einzeln abwählbar.
• Jede Vergabeeinheit mit ihrer Art, Nachunternehmer oder Lieferant, und ihrer Herkunft: Vorhanden, Aus früheren LVs oder Neu, nach Gewerk.
• Öffnen Sie eine Vergabeeinheit, sehen Sie ihre Positionen, jede mit der Herkunft ihres Vorschlags: Wie zuvor, Nach Gewerk oder KI mit Prozentzahl. Fahren Sie mit der Maus darüber, sehen Sie die frühere Position, an der er sich orientiert.
• Neue Vergabeeinheiten umbenennen, eine Vergabeeinheit oder einzelne Positionen abwählen.

Klicken Sie auf „Übernehmen“: Die Entscheidungen werden bei den noch offenen Positionen gesetzt, neue Vergabeeinheiten angelegt und vorhandene ergänzt. Entscheidungen, die Sie selbst getroffen haben, und Positionen, die schon in einer Vergabeeinheit sind, bleiben unverändert.

Von der Vergabeeinheit zur Anfrage

Jede Vergabeeinheit ist eine Anfrage im Entwurf, nummeriert VE-01, VE-02 und so weiter, mit genau ihren Positionen und einem eigenen Anfrageschreiben als PDF. Schritt 3, „Übersicht“, listet sie mit Art, Gewerken, Anzahl der Positionen und Status der Anfrage und zeigt, welche Positionen noch nicht zugeordnet sind. Öffnen Sie die Anfrage einer Vergabeeinheit, fügen Sie Ihre Lieferanten hinzu und versenden Sie sie, wie unter Anfragen und Angebotsvergleich beschrieben. Die Angebote laufen dann im Preisspiegel zusammen.

So funktioniert es

1. Regeln einmal festhalten als Make-or-Buy-Skill, auf Wunsch zusätzlich ein Skill für Vergabeeinheiten mit Regeln zur Aufteilung.
2. LV öffnen, den Make-or-Buy-Skill wählen und auf „Vorschlagen“ klicken.
3. Vorschläge prüfen und übernehmen, was passt.
4. Den Skill für Vergabeeinheiten wählen und auf „Vergabeeinheiten vorschlagen“ klicken; den Fortschritt in Schritt 2 verfolgen.
5. Den Vorschlag prüfen: abwählen, umbenennen, übernehmen.
6. Anfragen versenden: in Schritt 3 die Anfrage jeder Vergabeeinheit öffnen, Lieferanten hinzufügen und versenden.

Für wen es gedacht ist

• Kalkulatoren, die jedes neue LV vor der Kalkulation in Eigen- und Fremdleistung aufteilen.
• Einkäufer, die das LV zu Vergabeeinheiten für Nachunternehmer und Lieferanten bündeln und dort anfangen wollen, wo sie beim letzten Mal aufgehört haben.
• Geschäftsführer, die wollen, dass die Make-or-Buy-Linie des Unternehmens bei jedem Angebot gleich angewendet wird.